Hvad koster det at holde en stor fest?

Lokaler, mad, drikke, service, pynt, blomster, lys og musik.

Det er så nemt at bruge penge, når man skal holde fest. Der er et utal af muligheder, du kan betale dig fra alt, du kan låne og leje, du kan lave alt selv, og hvert eneste valg vil skubbe udgiften op eller ned.

Men hvad kan det egentlig betale sig at sørge for selv, og hvornår er det bedst at købe sig til en service?

I denne artikel ser vi nærmere på de generelle overvejelser og udgifter i forbindelse med en stor fest og præsenterer de største “syndere” i festbudgettet. Vi tager udgangspunkt i en stor fest med 50 spisende gæster og beskriver i det følgende, hvordan udgifterne er fordelt på de enkelte dele af festen. Det skulle gerne gøre dig i stand til at vurdere, hvad din næste store fest kommer til at koste – og hvor du kan skrue op og ned i dit budget.

Et budget består af dine indkomster og dine udgifter. 
Se vores video: Sådan lægger du et budget.

Den store fødselsdagsfest for 50 personer: 24.949 kr.

I vores eksempel bruger vi en fest for 50 personer, som afholdes i et lejet lokale med det nødvendige udstyr samt serveringspersonale. Middagen er en 3-retters menu leveret af et cateringfirma. Der er medregnet velkomstdrink, drikkevarer til middagen såvel som bagefter.

Den samlede pris svarer til små 500 kr. pr. gæst.

Festen er forholdsvis simpel, for at gøre det nemt for dig at sammenligne, og natmad, hyggepianist samt andre “tilvalg” er derfor ikke inkluderet i prisen.

Lokale: 7.450 kr.

3-retters menu: 9.599 kr. / 189 kr. pr. kuvert.

Vin til velkomst og middagen: 5.200 kr.

Øvrige drikkevarer: 1.200 kr.

Pynt, blomster, snacks, bordkort og invitationer: 1.500 kr.

Lokalet

Holder du en stor fest med 50 spisende gæster, er det de færreste, der selv kan lægge hus til. Afhængig af, hvor du holder din store fest, kan lokalet fylde en stor del af festbudgettet, men omvendt kan en pakkeløsning i et selskabslokale, et telt eller på en restaurant spare dig for meget arbejde og besvær.

Til vores eksempel har vi valgt et selskabslokale, fordi det er udstyret til formålet, samtidig med at det ofte er billigere og mere privat end en restaurant.

Prisen for et selskabslokale er afhængig af placering, størrelse, udsmykning, faciliteter og tilgængeligt udstyr samt popularitet. Ofte starter priserne omkring 3.700 kr. og fortsætter til op mellem 7.000 og 10.000 kr.

Eksemplets lokale ligger i den lidt dyre ende af skalaen, fordi der følger ekstra services som opdækning, musikanlæg, DJ samt serveringspersonale med i prisen. Til gengæld skal du ikke bekymre dig om så meget andet end at dukke op og hygge dig med gæsterne.

Der er ingen tvivl om, at personalet er en del af forklaringen på den høje pris. Timeprisen for serveringspersonale kan nemt ligge på 300 kr. i timen, så hvis du vælger et selskabslokale uden personale og hyrer nogle bekendte til arbejdet, kan du spare nogle penge.

Hvis du vil længere ned i pris, kan en havefest i et udlejningstelt være et godt alternativ. Telte udlejes i mange størrelser og afskygninger med listepriser fra omkring 1.000 kr. og opefter. Typisk udlejer samme firma også borde, stole, service og andet udstyr, så du kan supplere op med, hvad du mangler.

Der er ingen, der siger, det skal koste mange penge at holde en fest. 
Læs vores guide til fest på budget.

Tip: Kig godt efter, hvad der følger med i prisen, når du sammenligner priser og pakkeløsninger på teltudlejning, restauranter og selskabslokaler. Der kan være stor forskel.

Middagen

Til en stor fest er middagen samlingspunktet for en betydelig del af aftenen. Derfor er det heller ikke så underligt, at denne post optager en stor andel af budgettet.

Samlet set koster middagen knap 15.000 kr. i vores eksempel, og selvom det er mange penge, er det ikke dyrt.

Den valgte menu ligger på 189 kr. pr. kuvert, hvilket ikke er den billigste løsning, vi kunne finde online, men sandelig heller ikke den dyreste. Kuvertprisen fås fra omkring 119 kr. op til omkring 1.000 kr. afhængig af indholdet, antallet af retter og leverandøren. Der skulle med andre ord være rig mulighed for at finde en løsning, der passer til dit budget.

Drikkevarerne til middagen er fortrinsvis vin, som ligger på omkring 100 kr. flasken. Lidt mindre for hvidvin og bobler, lidt mere for rødvinen. Denne flaskepris er valgt ud fra, at den typiske dansker handler mest vin til under 100 kr. flasken, men det antages, at man vil give en smule mere i forbindelse med en fest.

Antallet af flasker tager udgangspunkt i restaurationsbranchens tommelfingerregel, som angiver mængden af vin pr. gæst til én flaske. Det svarer til seks glas fordelt henover velkomsten og middagen. Samlet set skal der altså være 50 flasker, fordelt på bobler, hvid, rød og dessertvin.

Tip: Vælger du en buffet frem for portionsanretning, får dine gæster ofte mere at vælge imellem til prisen, og der er mindre behov for personale, når de kun skal anrette, ikke servere.

Oversete udgifter

Det er ærgerligt at blive overrasket over ekstraudgifter, når du lige troede, du havde styr på økonomien. Derfor er det en god idé at lægge et detaljeret budget, som både beskriver udgifter i forbindelse med selve festen, såvel som forberedelserne og eventuelle udgifter efter.

Rengøring: Lejer du et selskabslokale, er det vigtigt, du sikrer dig, hvem der gør rent, og om du eventuelt pålægges et ekstra gebyr for slutrengøring.

Tøj: Overvej, om du mangler en ny kjole eller jakkesæt, når du lægger budgettet, så en hurtig shoppingtur op til festen ikke æder velkomst-boblerne.

Småting: Tape, balloner, affaldssække, fyrfadslys og mange andre småting, som der pludselig er brug for, fylder ikke meget i sig selv, men samlet kan udgiften til det, du ikke planlagde, løbe op.